Berkas fotokopian, file penting, dan surat di kantor bisa datang dan pergi tanpa henti. Seringkali, saking banyaknya tugas yang harus diselesaikan dapat membuat meja anda tampak berantakan dengan tumpukan file. Jika salah satu file hilang atau terselip, pasti akan langsung panik dan mencarinya kemana mana. Apalagi jika yang hilang itu merupakan file yang penting dan sangat dibutuhkan.

Untuk menjaga semua file pekerjaan penting agar tetap aman dan rapi, anda dapat mencoba beberapa cara berikut.

1. Kelompokkan dan Klasifikasikan Berkas

anda dapat mengelompokkan file berdasarkan tingkat atau jenis prioritas. Misalnya, draft kerja, memo internal, file yang memerlukan tanda tangan atasan, surat yang diterima, dan sebagainya.

Sedangkan jika di rumah, anda bisa mengelompokkan tagihan-tagihan, akta pembayaran, surat berharga seperti BPKB kendaraan, akta kelahiran, dan kartu keluarga menjadi satu tempat.

2. Simpan dalam Tempat Khusus dan Beri Label

Jika file yang anda butuhkan adalah file yang sifatnya rutin, anda dapat menyimpannya setiap bulan. Misalnya, jika anda ingin mengarsipkan laporan bulanan untuk bulan ini, anda dapat menyiapkan folder khusus dan beri label di bagian luar. Jika anda menyimpannya di lemari, maka anda perlu mengurutkan dari Januari hingga Desember.

Untuk berkas file dan formulir yang sering digunakan, bisa ditempatkan di lemari arsip di dekat meja anda agar tidak sulit ditemukan ketika ingin dicari.

3. Simpang di Satu Lokasi

Simpan berkas-berkas dan file penting di satu lemari khusus. Jika ada berkas dan file yang tidak digunakan ataupun dibutuhkan lagu, simpan saja di gudang. Jika anda punya waktu luang, anda dapat memindai dokumen-dokumen ini agar tersedia dalam bentuk soft file. Cadangan data dalam format file lunak juga tersedia untuk jaga jaga jika file tersebut dibutuhkan lagi.

4. Membuat Daftar

Setelah semua file anda disimpan, tidak ada salahnya jika anda ingin membuat daftar dokumen penting dan menuliskan di mana anda menyimpannya. Tips ini sangat efektif untuk menyimpan banyak jenis file.

Sekarang coba atur ulang salinan, surat, dan catatan di meja anda. Simpan dokumen penting di tempat yang aman. Sementara file yang sering digunakan disimpan dalam kotak folder di meja kerja. Jika anda memiliki banyak kertas yang tidak terpakai, anda dapat mengubahnya menjadi buku catatan kerja.