Dokumen merupakan aset penting yang dimiliki secara pribadi maupun keluarga. Dokumen penting pada umumnya dapat berupa akta kelahiran, kartu keluarga, ijazah sekolah dari SD hingga SMA, ijazah pendidikan tinggi, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM), paspor, surat tanah, surat kepemilikan rumah, berkas asuransi dan masih banyak lagi.

Perlu diingat dokumen-dokumen tersebut sangat mudah rusak, karena semua bahannya hanya terbuat dari kertas. Biasanya banyak faktor yang membuat dokumen menjadi rusak atau hilang, yakni bisa karena udara yang lembab, terkena air, robek, gigitan tikus, rayap, pencurian atau bahkan karena bencana alam yang seperti sekarang ini sering terjadi mulai dari gempa bumi, banjir, longsor, kebakaran dan sebagainya.

Untuk itu, bagi pemilik dokumen sangat dianjurkan untuk menyimpan dokumen penting dengan sangat baik. Mengingat untuk membuat kembali dokumennya membutuhkan perjuangan, mulai dari persyaratan yang harus dipenuhi, proses waktu yang cukup lama dan hal lainnya.

Hal ini lantas menimbulkan pertanyaan mengenai bagaimana menyimpan dokumen agar tidak rusak atau aman. Ingin tahu jawabannya? Yuk, ikuti penjelasan kami di bawah ini!

Penyimpanan Dokumen secara Manual

1. Jangan Dilaminating

Seringkali orang berasumsi dengan melakukan laminating di setiap dokumen yang dimiliki akan membuat dokumen tersebut aman, bagus dan bertahan lama. Padahal pendapat tersebut sama sekali tidak benar. Mengapa demikian?

Jika sewaktu-waktu kamu akan melakukan lamaran kerja atau jual beli tanah atau rumah dengan menggunakan berkas dokumen yang asli, mungkin saja dokumen tersebut akan dicek keasliannya. Mau enggak mau laminasinya harus dibuka dan tentu saja hal itu akan membuat dokumen menjadi rusak karena plastik dan kertasnya sudah menempel kuat.

2. Perbanyak Dokumen

Perbanyak dokumen di sini bukan berarti harus membuatnya dalam jumlah yang banyak, melainkan hanya perlu fotokopi dokumen penting tersebut dalam jumlah yang banyak misalnya 10 atau 20 lembar di setiap dokumen. Dengan begitu, bila kamu memerlukan dokumen tidak perlu membawa yang asli, bawa saja fotokopinya. Kalau perlu beberapa dokumen seperti ijazah dilegalisir terlebih dahulu. Fotokopi ini bisa berupa hitam putih ataupun berwarna dan pilihlah yang terbaik.

3. Simpan Dalam Map

Map terbagi menjadi dua jenis, yakni kertas dan plastik yang memiliki ketebalan plastik yang beragam. Agar dokumen yang disimpan bisa lebih aman dan tahan lama, sebaiknya pilihlah map yang terbuat dari bahan plastik dengan kualitas ketebalan terbaik.

4. Simpan di Dalam Lemari

Setelah dokumen sudah dimasukan ke dalam map, jangan kamu biarkan diletakan di sembarang tempat apalagi yang mudah terjangkau oleh anak-anak atau bahkan air banjir. Sebaiknya simpan ke dalam lemari pakaian bagian paling atas atau lemari yang dikhususkan untuk menyimpan dokumen. Jangan lupa beri label disetiap map agar lebih mudah mencarinya tanpa harus membongkar semua berkas.

5. Masukan ke Dalam Brankas

Bukan hanya untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia saja, brankas juga berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting milik pribadi atau keluarga. Intinya brankas ini sangat berguna untuk melindungi barang dan dokumen berharga dari bahaya pencurian dan kebakaran. Adapun jenis brankas yang perlu diketahui, antara lain:

- Steel Safes, brankas yang terbuat dari pelat besi atau besi baja yang biasa digunakan untuk menyimpan uang yang hanya sedikit. Namun, sayangnya brankas ini tidak bisa menahan api.

- Fire Safes, brankas ini tahan terhadap api dan dari ketebalannya saja berbeda dengan jenis brankas yang lainnya.

- Fire and Regular Safes, brankas yang memiliki keamanan tinggi karena tahan terhadap api dan dobrakan keras. Brankas jenis ini juga ada fitur penguncian otomatis dengan desain khusus.

6. Manfaatkan Safe Deposit Box

Safe Desposito Box merupakan kotak untuk menyimpan harta dan surat-surat berharga yang terdapat di bank, kantor pos dan lembaga lainnya. Kotak ini terbilang sangat aman karena terbuat dari baja kuat yang dirancang khusus, sehingga tahan terhadap bongkaran paksa, kebakaran, banjir, dan lainnya.

Penyimpanan Dokumen secara Digital

Pada umumnya menyimpan dokumen secara digital ini kamu harus scan masing-masing berkas dokumen terlebih dahulu kemudian barulah disimpan ke berbagai alat digital seperti laptop/PC, Flashdisk, e-mail dan drive. Jangan hanya memilih salah satu saja, sebaiknya simpan di semua jenis penyimpanan digital ini. Jangan lupa berilah nama folder di masing-masing dokumen agar mudah ditemukan jika diperlukan kembali.

Oke sobat blog, itulah beberapa cara penyimpanan dokumen yang perlu kamu ketahui. Semoga membantu.