dokumen sering digunakan untuk kegiatan perkantoran dan perkuliahan. Dokumen tipikal berisi informasi, data, bukti, dan catatan. Kegiatan pendokumenan penting untuk menunjang pekerjaan. Mengetahui jenis dokumen membuatnya lebih mudah digunakan.

Menurut otoritas pemerintah, dokumen Nasional Indonesia (ANRI) menyimpan semua kertas, dokumen, manuskrip, foto, mikrofilm, rekaman, gambar kartografi, bagan atau dokumen. Tidak heran jika sekarang ini banyak sekali jenis dokumen.

Sekarang setelah Anda mengetahui jenis dokumen, penting juga untuk mengelolanya dengan benar. Mendapatkan hasil maksimal dari dokumen Anda harus berjalan seiring dengan pemeliharaan. Agar dokumen tetap terjaga, teratur, dan aman.

Jenis-jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1. Dokumen yang  jenis ini adalah jenis dokumen yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaris, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, microfiche, foto-foto dan lain-lain.

2. Dokumen yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset, flash disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

Jenis-jenis Dokumen Berdasarkan Subjek atau Isinya

Jika berdasarkan subjek ataupun isinya, dokumen dapat dibagi menjadi 4 jenis. Diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Dokumen Keuangan, contohnya: laporan keuangan, daftar gaji,  bukti pembelian, bukti pembayaran dan surat perintah bayar.

2. Dokumen Kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

3. Dokumen Pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.

4. Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport dan transkrip mahasiswa.

Jenis-jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

1. Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

- dokumen aktif, yaitu dokumen yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Dokumen ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

- dokumen semi aktif, yaitu dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.

- dokumen inaktif, yaitu dokumen dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Dokumen inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.

2. Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.

Jenis-jenis Dokumen Berdasarkan Nilai Gunanya

Penggolongan dokumen berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, antara lain yaitu:

1. Dokumen bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan dan pemberitahuan.

2. Dokumen bernilai hukum, contohna: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan, akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian dan keputusan pengadilan.

3. Dokumen bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja, ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai.

4. Dokumen bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian.

5. Dokumen bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan.

6. Dokumen bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa.

7. Dokumen bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.