Jika mendengar negara Jepang mungkin yang terlintas di pikiran kita adalah perkembangan teknologi yang pesat dan sangat maju. Tetapi untuk urusan pengiriman surat dna dokumen, mereka masih menggunakan mesin fax.

Di era teknologi digital saat ini, banyak yang berpendapat bahwa mesin fax tidak lagi diperlukan karena sudah ada email yang dapat menggantikannya. Namun, tidak semua peran mesin fax dapat diganti. Itu sebabnya produsen elektronik masih membuat mesin fax.

Mesin fax masih digunakan secara luas di beberapa negara, termasuk Indonesia, dengan pemakaian paling banyak adalah negara Jepang. Menurut orang Jepang, surat asli harus ditandatangani pada saat surat itu ditulis dan dicap agar perusahaan dapat memverifikasi kondisi orang tersebut. Berbeda dengan Indonesia yang mana tanda tangan dan stempel cukup di scan.

Sampai hari ini, kebanyakan orang Jepang masih menggunakan fax untuk mengirim dokumen atau melaporkan tanggal-tanggal penting. Dokumen yang diterima dapat langsung ditandatangani atau dicap oleh penerima dan langsung dikirim kembali. Mereka merasa hal ini lebih efisien daripada mengirim melalui email di mana tanda tangan terlihat jelas.

Hal ini karena orang Jepang percaya bahwa tulisan tangan dapat menggambarkan keadaan seseorang saat itu. Tanda tangan anda sedikit berbeda saat anda marah, tanda tangan anda juga berbeda jika anda melakukannya secara sukarela, dan tanda tangan anda sedikit berbeda saat anda bahagia. Setelah ditandatangani dan dicap, surat tersebut dapat langsung dikirim melalui mesin fax, berbeda dengan email, yang memerlukan pemindaian atau scan terlebih dahulu.

Mesin fax lebih mudah dan simple untuk digunakan. Bagi sebagian orang, lebih cepat menggunakan mesin fax untuk mengirim pesan, terutama di negara-negara yang masih mendukung verifikasi tertulis, atau di mana tidak ada printer atau komputer di rumah. Cukup pasang di mesin dan Anda akan menerima pesan.

Keuntungan lain dari penggunaan mesin fax adalah dapat diterima langsung oleh orang atau perusahaan yang dituju. Tidak seperti email, ada banyak server Internet yang perlu dilalui tetapi hanya kita, pengguna, yang tidak menyadarinya. Inilah yang menyebabkan pembajakan dan kebocoran email.

Untuk hal-hal sensitif, terutama pertahanan negara dan rahasia negara, banyak negara yang enggan menggunakan email. Kita mungkin sudah banyak membaca tentang bocornya email dari pejabat Amerika terkenal oleh agen rahasia negara tertentu. Di Indonesia sendiri, rahasia dan pertahanan negara masih menggunakan mesin fax, dan setiap pengiriman bahkan harus diperiksa melalui telepon untuk melihat apakah isinya sesuai dengan yang dikirim.

Produsen mesin fax menyadari bahwa penggunaan mesin fax menurun, sehingga produsen mesin fax mengintegrasikan produksinya dengan kebutuhan lainnya seperti printer dan scanner. Hal ini menghindari adanya produk multifungsi yang memungkinkan pengguna untuk menggunakan perangkat sebagai mesin fax, perangkat printer, perangkat scanner dan mesin fotokopi dalalm satu alat saja.